Vrste poslovnih pisama
Kada se prvi put susretnete s poslovnom korespondencijom, možete dobiti dojam da je to previše složen sustav. Zapravo, različite vrste poslovnih pisama organski odgovaraju potrebama pojedinca u suradnji.
Pismo suradnje u poslovanju
Prvi most između mogućih budućih partnera postaje, u pravilu, poslovno pismo suradnje. Predstavnici dviju tvrtki mogu se već sastati i održavati preliminarne pregovore, ali će službeni kontakt biti pismo suradnje.
Važne točke za ovaj dokument:
- žalba određenoj osobi;
- Navođenje sastanka ili izvora informacija o ovoj tvrtki;
- sažetak sadržaja;
- tablice, cijene i druge dodatne informacije bolje je poslati prijavu.
Pismo poslovnog sastanka
Ako je uspješan, sljedeći korak bit će pismo za poslovno okupljanje. Ova vrsta poslovnog pisma može smanjiti broj međufaznih pregovora i utjecati na uspjeh nadolazećeg sastanka. Zainteresirana strana treba razmotriti događaj do najsitnijih detalja:
- propisi;
- dnevni red;
- jasno formulirati pitanja za raspravu;
- opisati krug sekundarnih pitanja koja mogu nastati u procesu;
- pripremiti informativne prijave s kojima je poželjno da se druga stranka upozna prije sastanka.
Takvo pametno poslovno pismo pomoći će izbjeći nesporazume, nesporazume i druge neugodne trenutke koji mogu utjecati na ishod pregovora. Prema rezultatima pregovora, izrađuje se drugo poslovno pismo o sastanku - ali već u obliku izvješća o postignutim rezultatima. Služi istoj svrsi: osigurati da partneri ispravno tumače postignute sporazume. Druga strana je pozvana potvrditi zapisnik sastanka ili izmijeniti ga - obično u roku od jednog dana.
Ostale vrste poslovne korespondencije
Kada su odnosi već uspostavljeni, najčešće se koriste takvi tipovi poslovnih pisama kao i pismo poslovnog zahtjeva i, prema tome, pismo odgovora. U slučaju bilo kakvih promjena u dogovoru ili kada je potrebna dodatna informacija, jedna tvrtka šalje još jedno pismo molbe.
Da bi se održali postojeći poslovni odnosi ili da se uspostave nove, osigurani su takvi tipovi poslovnih pisama kao pismo poslovnog poziva i poslovno pismo oglašavanja. Tvrtka može organizirati konferenciju, izložbu, seminar i tako dalje - i pozvati trenutne i potencijalne partnere, u osobi uprave ili cijelog tima. Bit će jeftinije poslati prodajno pismo, ali povratak na njemu je znatno niži.
Poslovna etiketa uključuje zahvalnicu zahvaljujući zahtjevu druge ugovorne strane ili drugoj suradnji.
Neke vrste poslovne korespondencije mogu biti teže pisati. Ovo je:
- poslovno pismo odbijanja;
- poslovno pismo s isprikom;
- poslovno pismo potraživanja;
- zahtjev poslovnog pisma.
U tim dokumentima, osobito je važno održati dobronamjeran i poštovan ton. Što se tiče pismena zahtjeva, dakle, prema pravilima poslovne etike, molba se koristi čak iu onim slučajevima kada bi postojao zahtjev u životu.
Što tražiti u poslovnoj korespondenciji:
- važna točka za bilo koje poslovno pismo je žalba određenoj osobi, s ispravnim pravopisom imena, položaja i naziva tvrtke;
- bez obzira da li pišete pismo ili papir e-poslovanja - to bi trebao biti na zaglavlje tvrtke s svim pojedinostima;
- etika, ispravnost i poštovanje jedini su prihvatljivi tonovi poslovnih pisama.
- pismo bi se trebalo držati u suhom, poslovnom stilu - bolje je izbjeći emocionalne skretanje od običnog govora.
Poslovno pismo, napisano s tim nijansama, daje najbolji dojam o vašem pošiljatelju. A u poslovnom svijetu to će pomoći otvoriti vrata.